2020年はコロナの影響で多くの新しい生活様式が生まれ、私たちブライダル業界も様々な対応を迫られています。
特に対面での打ち合わせを避けたWEB打ち合わせは今後の施行においてスタンダードになります。
今回はWEBでの打ち合わせについてブライダル事業視野の観点でツールと導入してからの注意点をまとめました。

WEB打ち合わせとは

WEB打ち合わせとはPCやスマートフォンなどの端末とインターネットを使い、非対面で挙式披露宴の打ち合わせを行うことです。
ブライダル業界ではコロナ前まで、インターネットを活用したWEB上での打ち合わせは導入費用や教育コストの観点から一部大手企業などを除きあまり浸透していませんでした。
しかし、コロナの影響で様々なツールが登場、アップデートされたことで、ブライダル業界におても使い勝手の良いシステムが安価に使用できるようになりました。

ウェディングプランナーがよく使うWEBツール

ウェディングプランナーがWEBで打ち合わせを行うためのツールはいくつかあります。
大抵の場合、基本的な機能は同じですが、国内製や海外製、サポートの充実性などから各々のツールごとに特徴も存在します。
また、提供する大元の企業規模によってもセキュリティにかけられる費用が変わるなどビジネス運営では外せない安全面も深く関わってきます。

ZOOM

ZOOMはコロナ後、ビデオ会議で一番有名になったツールです。
基本無料で使える上に、ホスト以外は会員登録などをしなくても使えるという利便性が特徴です。また、画面共有、チャット、録画機能なども簡単な操作で実行することができます。コストもかからない上に操作も簡単ですが、過去にシステムの脆弱性が発見されたり、Facebookの個人情報を勝手に送信していたりなども問題も発見されています。（2020/04には対応、解決済み）

スカイプ（Microsoft Teams）

Microsoftの提供するSkypeは無料版と有料版での違いがはっきりしています。特に有料版になると固定電話、携帯電話にも発信できることやビジネス版では通信の暗号化や利用制限などをMicrosoft基準でのセキュリティ対策が行えることが魅力です。
ただ注意点として、現在のSkypeは2021年7月31日に終了し、以後は「Microsoft Teams」への移行が計画されています。そのため、今からSkypeを導入しても来年にはTEAMSへのシステム移行を余儀なくされる可能性があります。

Google MEET

Google meetとはGoogleが提供するビデオ会議システムで従来はGoogleハングアウトと呼ばれていました。コロナの影響でビデオ会議に需要が高まる中、セキュリティを強化し企業向けに特化したのがGoogleMeetです。使い勝手もシンプルな上にGoogleカレンダーやその他Googleのサービスと連携し、簡単に打ち合わせを設定できることが魅力です。

WEB打ち合わせの注意点。プランナーのうっかりで重大事故に

WEB打ち合わせでは時間や場所を選ばずに打ち合わせができます。
しかし、一方で途中でネットワークが切断されたり、思わぬ形で個人情報や企業秘密が流出してしまうこともあります。
以下はウェディング プランナーがWEB施行の時に気をつけるべき注意点です。

イヤホンマイクで社内情報など余分な音をカット

一般的にWEBでの打ち合わせにはPCを使用することが多いです。そしてPCでの打ち合わせで最も注意すべきことは音漏れや、外部の音が不意に相手側に伝わってしまうことです。
携帯電話やスマートフォンと違い、PCでの音声の入力と出力は外に漏れやすく、またマイクの感度も高くなっております。そのため、他のプランナーが隣で話をしていた場合、お客様側に聞こえてしまうことや、お客様とは関係のない従業員にまで会話が筒抜けになる恐れがあります。
これらを防ぐためにもWEB打ち合わせの際にには必ずイヤホンマイクを接続し、必要最低限での情報伝達を行うように意識しましょう。
（その他にもイヤホンマイクを使用しないと相手側が話した声がそのまま相手側に聞こえてしまい、話す相手はとても聞き取りにくくなるなどのデメリットもあります）

有線接続でお客様との回線を安定させる

WEB打ち合わせではインターネットを使用して通信します。そのため、インターネットへの接続が不安定になると回線が遅延し、最悪途中で切れてしまうこともあります。
これらを防ぐためには無線接続ではなく、有線接続を推奨します。
有線接続では無線接続とは違い、場所の制限が大きく関わり使い勝手ではプランナーはデメリットを感じることがあります。
しかし、通信の安定性や通信量の多さなどは圧倒的に有線接続の方が優秀であり、聞き漏らしや途中切断などが許されないWEB打ち合わせにおいては必須の措置とも言えます。
WEB打ち合わせにおいては目先の利便性よりも安全性という観点から有線接続できる環境を社内に準備しましょう。

「画面共有」個人情報、企業秘密をうっかりうつさないように

同じ画面を見ながら打ち合わせできる画面共有はとても便利な機能で、お客様とプランナーの見解に相違が出ないようにすることができるツールです。
しかし、うっかり他のお客様の情報（タブ）を残しており、打ち合わせの操作途中で表示させてしまうなどすると個人情報の流出となる恐れもあります。
その他にもデスクトップに載せていた社外秘のファイルやショートカットなどがお客様側に表示されてしまうことも十二分に考えられます。
画面共有をする時には、画面共有の範囲を指定する（できる）ことがベストです。
一方で「全画面共有」しか選択できない場合は他のお客様のデータ、社内情報はしっかりと指定のフォルダーに格納して表示されないようにしておきましょう。
また、本来はWEB打ち合わせ専用のPCを用意し、そこに不要なデータ（個人情報、社内情報）は入れないでWEBツールを使用することが望ましいです。

まとめ

WEB打ち合わせは対面での接客を行わずに、安心して対面と同じレベルでの打ち合わせをすることができます。しかし、使い方を間違えると企業として重大な事故をもたらす可能性も秘めています。
ウェディングプランナーがWEB打ち合わせを始める際には、「個人利用とは違う」ということを念頭に、しっかりとした社内ルールと知識をそこで働く仲間同士で共有することが重要です。
先行きの見えないコロナ禍の中で、少しでもお客様に戻ってきてもらうためにWEBツールの活用と対策はしっかりと行い、新しい生活様式に対応しましょう。